Ganz allgemein, nach sicher 50 organisierten Treffen:
1.) In den Threadtitel sollte immer: a) Zeitpunkt und b) der Ort.
2.) Der Personen-/Teilnehmerkreis ergibt sich idR von selbst (!) und sollte daher nicht in den Titel!
3.) Es ist nicht Aufgabe eines Admins/Mods die Treffen zu organisieren oder Einfluss zu nehmen.
Hintergrund ist: Einige User interpretieren die Meinung eines Admins/Mods als "Gesetz", schlichtweg: kontraproduktiv.
Daher sind das hier nur Gedanken/Empfehlungen 
4.) "User für User" führt idR zu ungezwungenen, oft spontanen und schönen Treffen!
5.) Max. 1-2 Leute müssen/dürfen "den Hut auf haben" und die Rahmendaten festzurren!
Zu viele Optionen führen nicht zum Ziel, sondern zum Scheitern oder zumindest zu einer Menge Konflikte.
Kurz gesagt: Die ursprüngliche Idee konsequent durchziehen und wer Zeit/Lust hat, ist dabei!
Ihr bekommt das, aus meiner Sicht, gut hin 
Es sollte halt nicht zu unnötigen Diskussionen, Spaßkillern und Abmeldungen führen 
... Ein Treffen kann in Berlin oder auch in Washington stattfinden.
Verpflichtet ist Niemand! Locker, ohne Zwang. Spaß steht im Fokus.
Bei Zusage sollte man Alles versuchen, um dabei zu sein.
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Grundsätzlich sollte man natürlich bedenken, dass man als Organisator Verantwortung trägt.
Was jetzt so selbstverständlich klingt, kann einem schnell zum Verhängnis werden, wenn etwas nicht nach Plan läuft.
Ein gewisses Talent zum Planen und ein wenig Erfahrung sollte also die Voraussetzung dafür sein, dass man sich das Organisieren eines Treffens zutraut.
Außerdem ist es von Vorteil, wenn man auch bei unerwarteten Situationen einen kühlen Kopf bewahren kann und nicht schnell aus der Haut fährt, denn je größer die Gruppe, desto mehr Konfliktpotential.
Vorweg sollte man sich natürlich die Frage stellen:
gibt es bereits regelmäßige Treffen in meiner Stadt oder meiner Region?
Falls ja, macht es natürlich keinen Sinn, eine „Konkurrenzveranstaltung“ anzubieten. Das Gleiche gilt für ein bestimmtes Datum. Zwei Treffen an einem Tag macht - in einem gewissen Umkreis - keinen Sinn.
Gibt es noch keine Treffen in deiner (ländlichen) Umgebung oder deiner Kleinstadt, aber vielleicht in der nächst größeren Stadt? Dann ist es vermutlich ergiebiger, wenn man sich mit den Organisatoren dieser Treffen vernetzt und regionale Treffen veranstaltet.
Regionale Treffen aber können immer an verschiedenen Orten stattfinden, also nicht nur in der Stadt. Vielleicht fällt dir ja ein "besonderes Ausflugsziel" in deiner Nähe ein?
Spontantreffen: Kurzfristige Treffen müssen spontan sein. Ein Spontantreffen 3 Wochen im Voraus zu planen, torpediert die Grundidee.
Falls du regelmäßige Treffen veranstalten willst: hast Du auch die nötige Ausdauer, Zeit und Motivation dafür? Glaubst Du, für jedes Treffen einen interessanten Programmpunkt finden zu können? Falls du einmal als Orga ausfallen solltest, könnte jemand anderes für Dich einspringen? Bei regelmäßigen Treffen ist es sinnvoll, sich eine weitere Person mit ins Boot zu holen und ein Orgateam zu bilden.
Wo kündigst Du die Treffen an? Wo tauscht ihr euch aus? Welchen Programmpunkt gibt es?
Bevor du dir etwas ausdenkst oder vorschlägst, bedenke: Gute Parkmöglichkeiten vorhanden?
Könnte der Eintritt das Durchschnittsbudget der meisten Teilnehmer sprengen? Gibt es dort auch schöne Fotokulissen? Ist ein Café oder Restaurant in der Nähe? Und natürlich: welche Alternative hast du, wenn das Wetter schlecht ist?
Leider kommt es oft vor, dass Treffen „ins Wasser fallen“ und die Teilnehmer noch Tage und Wochen danach schlecht gelaunt sind, weil die Orga es versäumt hat, auch diese Eventualität in Betracht zu ziehen.
Zuletzt: Kommunikation ... Wann und wo trefft Ihr euch, zu welchem Zweck?
Dieser Punkt muss zwingend vom Organisator/Organisationsteam klar vorgegeben werden!
Alles Andere führt zu ewigen, unnötigen Diskussionen und nicht zum Ziel, sondern zu typischen "Internetkonflikten".
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Es gibt dabei nur zwei Arten von Treffen, welche nicht vermischt werden sollten:
1.) Spontane Zusammenkünfte, ohne Orga!
2.) Geplante Treffen, mit Organisator (=idealerweise Threadersteller)
^-- Der/die Orga ist zuständig für klare Entscheidungen & Vorgaben!
Kein Gesetz, sondern nur ein paar Tipps: Viel Spaß dabei 
Gruß Oli,
für das AdAm-Forum-Team
